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CAEv

Coordenadoria de Apoio a Eventos Acadêmicos (CAEv) foi criada tendo como função consultiva e normativa a operacionalização dos eventos realizados pela Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), nos âmbitos acadêmico e administrativo. Sua criação se deu por meio da Deliberação nº 31/2012, aprovada pelo Conselho de Extensão (CoEx) da UFSCar, em sua 37ª Reunião Ordinária, de 19 de abril de 2012.

CAEv é uma das coordenadorias de área vinculadas à Pró-Reitoria de Extensão (ProEx) da UFSCar, e é responsável, entre outras funções, pela administração e pela operacionalização do Teatro Universitário Florestan Fernandes, da Área de Exposição de Painéis (ou "Espaço Coffee-Break", área de apoio a eventos localizada anexa à Livraria da EdUFSCar), dos Auditórios 1, 2 e 3 da Biblioteca Comunitária (BCo) e do Anfiteatro Bento Prado Júnior e de seu edifício Anexo.

CAEv está localizada no vão de acesso à Biblioteca Comunitária (BCo), ao lado dos Auditórios da BCo, na área norte do campus São Carlos da UFSCar. Veja o mapa.

 

ATENÇÃO: Deliberação CoEx nº 75/2020, promulgada na 116ª Reunião Ordinária do Conselho de Extensão (CoEx) da UFSCar

 

Coordenadoria de Apoio a Eventos Acadêmicos (CAEv), da Pró-Reitoria de Extensão (ProEx), da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), comunica à comunidade universitária que o Conselho de Extensão (CoEx), reunido em sua 116ª Reunião Ordinária, promulgou a Deliberação CoEx nº 75/2020, que aprova a flexibilização das determinações da Deliberação CoEx nº 131/2017 para as atividades de extensão tipificadas como eventos acadêmicos submetidas no âmbito da Plataforma Institucional de Projetos para o Enfrentamento da COVID-19 (Edital nº 01/2020GR/ProEx/ProPq/AIn/UFSCar). A Deliberação CoEx nº 131/2017 determina que as propostas de atividades de extensão tipificadas como eventos acadêmicos devem ser submetidas no sistema ProExWeb com uma antecedência mínima de 30 dias a partir da data de início registrada para o evento proposto. Segundo a nova deliberação, os eventos que forem gratuitos e realizados integralmente em formato virtual que estiverem vinculados ao Edital nº 01/2020 não precisarão cumprir este prazo, podendo ser submetidas no sistema ProExWeb com uma antecedência mínima de 5 dias a parir da data de início registrada para o evento proposto. As propostas das demais atividades de extensão, incluindo-se os eventos acadêmicos não gratuitos ou aqueles realizados presencialmente, mesmo que vinculados ao Edital nº 01/2020, continuarão a demandar uma submissão em prazo mínimo de 30 dias a partir da data de seu início proposto. A íntegra do despacho de aprovação da deliberação, constante do Processo nº 23112.011880/2020-30, pode ser visualizada AQUI.

 

ATENÇÃO: Adequações no atendimento prestado pela Coordenadoria de Apoio a Eventos Acadêmicos (CAEv) da Pró-Reitoria de Extensão (ProEx) e suspensão do funcionamento dos espaços administrados pela CAEv durante a vigência das medidas de caráter temporário adotadas pela Universidade diante da pandemia da doença causada pelo novo coronavírus (COVID-19)

 

A Coordenadoria de Apoio a Eventos Acadêmicos (CAEv), da Pró-Reitoria de Extensão (ProEx), da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), comunica à comunidade universitária e aos interessados em geral que, de acordo com o que consta da Portaria GR Nº 4.371, de 15 de março de 2020, com as alterações que lhe foram dadas por meio da Portaria GR Nº 4.380, de 20 de março de 2020 e da Portaria GR Nº 4.396, de 30 de março de 2020, todo o atendimento presencial prestado por esta Coordenadoria está temporariamente suspenso. Em caso de dúvidas ou mediante a necessidade, os servidores da CAEv poderão ser contatados, em horário comercial, por meio do telefone (16) 3351-8116 ou do e-mail . O atendimento administrativo está preservado, sendo operacionalizado excepcionalmente à distância, bem como está mantida a manutenção geral dos espaços administrados pela CAEv, em regime especial de operações. A tramitação das atividades de extensão tipificadas como eventos, por meio do sistema ProExWeb, e as solicitações de reservas de uso dos espaços administrados pela CAEv, encaminhadas por meio do sistema SAGUI, estão mantidas regularmente e estão sendo tratadas normalmente.

A realização de eventos nos espaços administrados pela CAEv está suspensa desde 16/03/2020, de acordo com o que consta do artigo 6º da Portaria GR Nº 4.371. Esta suspensão foi prorrogada por período indeterminado, nos termos dos artigos 2º e 3º da Portaria GR Nº 4.380. Dessa maneira, todas as reservas realizadas para a utilização do Teatro Universitário Florestan Fernandes, do Anfiteatro Bento Prado Júnior e de seu edifício Anexo, da Área de Exposição de Painéis e dos Auditórios 1, 2 e 3 da BCo estão suspensas até segunda ordem, de acordo com a necessidade e com as orientações emanadas das autoridades de saúde. Caso seja necessária a utilização de algum dos espaços administrados pela CAEv no período afetado pelas portarias acima descritas, pedimos que os responsáveis pelas atividades demandantes entrem em contato com a CAEv para deliberação a respeito da viabilidade ou não de atendimento da reserva solicitada. Informamos, no entanto, que, antes de aprovar qualquer excepcionalidade, a CAEv submeterá as solicitações, caso a caso, à deliberação da Reitoria da UFSCar. Somente poderão ser atendidas as solicitações de reservas aprovadas pela Reitoria da Universidade.

 

ATENÇÃO: Adiamento da abertura do recebimento de reservas para uso dos espaços sob administração da CAEv durante o ano de 2020 por pessoas ou organizações não pertencentes à comunidade universitária da UFSCar (cessões onerosas ou não-onerosas ao público externo) devido à vigência das medidas de caráter temporário adotadas pela Universidade diante da pandemia da doença causada pelo novo coronavírus (COVID-19)

 

Coordenadoria de Apoio a Eventos Acadêmicos (CAEv), da Pró-Reitoria de Extensão (ProEx), da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), comunica a todos os interessados, em consonância com o que consta da Portaria GR Nº 4.371, de 15 de março de 2020, bem como diante das alterações que lhe foram dadas por meio da Portaria GR Nº 4.380, de 20 de março de 2020 e da Portaria GR Nº 4.396, de 30 de março de 2020, que a UFSCar suspendeu a maioria de suas suas atividades de ensino, pesquisa e extensão, bem como precisou restringir alguns dos serviços prestados à comunidade, diante da pandemia declarada pela disseminação do novo coronavírus por todo o mundo. Essa suspensão trouxe consigo a necessidade de reavaliação de algumas das diretrizes e operações internas de trabalho empregadas pela Universidade, o que resultará em alguns impactos às operações quotidianas desta Coordenadoria.

A CAEv, unidade responsável pela administração de alguns dos espaços disponibilizados pela Universidade para a realização de eventos, em especial do Teatro Universitário Florestan Fernandes, tinha por meta proceder à abertura do recebimento de solicitações de reserva de uso dos espaços sob sua administração por pessoas ou organizações não vinculadas à comunidade universitária a partir da segunda-feira, dia 06 de abril de 2020. Essa prática, já empregada há muitos anos, não poderá ser mantida no decorrer do presente ano, diante das circunstâncias vigentes, considerando que (A) muitos eventos organizados pela Universidade precisarão ser remarcados ou realocados, uma vez que a maioria das operações da Universidade foram suspensas a partir de 16/03/2020, em especial as atividades dos cursos de graduação (conforme determinou o Conselho de Graduação da Universidade, por meio da Resolução CoG Nº 319, de 27 de março de 2020) e (B) a preferência de uso dos espaços disponibilizados pela Universidade pertence sempre à comunidade universitária, sendo que os espaços somente são disponibilizados à comunidade externa à Universidade após prazo adequado para que a comunidade da UFSCar planeje seus eventos e solicite suas reservas adequadamente.

Dessa forma, esta Coordenadoria comunica aos usuários recorrentes dos espaços por ela administrados, bem como a todos os interessados em geral que, infelizmente, não será possível acolher quaisquer reservas de uso dos espaços administrados pela CAEv encaminhadas pelo público externo à Universidade conforme o cronograma originalmente planejado, bem como não existe ainda uma nova data em que estas reservas poderão começar a ser recebidas, considerando que não existe, neste momento, um posicionamento preciso quanto à retomada plena das atividades acadêmicas da Universidade. Após o reinício normal das operações, a CAEv precisará fornecer à comunidade interna da UFSCar um novo prazo para que se organizem quanto à necessidade de remarcação de reservas que contemplem os eventos porventura adiados ou cancelados no período em que as atividades acadêmicas estiveram suspensas. Somente após algum necessário período será possível anunciar um novo prazo para acolhimento de reservas provenientes da comunidade em geral. Envidaremos nossos melhores esforços para comunicar a todos sobre a abertura do agendamento de uso dos espaços para o público externo durante o ano de 2020, e convidamos os interessados a acompanharem os comunicados que publicaremos, de tempos em tempos, neste website.

Em caso de dúvidas ou mediante a necessidade, os servidores da CAEv poderão ser contatados, ainda que remotamente, em horário comercial, por meio do telefone (16) 3351-8116 ou do e-mail . O atendimento administrativo está preservado, sendo operacionalizado excepcionalmente à distância, bem como está mantida a manutenção geral dos espaços administrados pela CAEv, em regime especial de operações.

 

CAEv começa a receber reservas para uso dos espaços sob sua administração para o ano de 2020 no próximo dia 02/12/2019

 

A Coordenadoria de Apoio a Eventos Acadêmicos (CAEv) da Pró-Reitoria de Extensão (ProEx) informa que, a partir das 08h30min do próximo dia 02 de dezembro de 2019, estarão liberadas, no módulo de Reservas de Salas do Sistema de Apoio à Gestão Universitária Integrada (SAGUI), as reservas para o uso dos espaços sob sua administração no decorrer do ano de 2020. Poderão ser reservados o Teatro Universitário Florestan Fernandes, o Anfiteatro Bento Prado Júnior, o Anexo do Anfiteatro Bento Prado Júnior, a Área de Exposição de Painéis (espaço atrás da Livraria da EdUFSCar, também conhecido como "Espaço Coffee-Break") e os Auditórios 2 e 3 da Biblioteca Comunitária (BCo).

Devido à reforma que está sendo realizada no Anfiteatro da Reitoria, as reservas para a utilização do Auditório 1 da BCo continuam temporariamente suspensas, a fim de atender às necessidades da Administração Superior da Universidade.

A CAEv informa que somente servidores docentes ou técnico-administrativos da Universidade podem se responsabilizar pelas reservas e pelos eventos que ocorrerão nos espaços reservados sob sua responsabilidade. A Coordenadoria ressalta ainda que as reservas são processadas por ordem de chegada, sendo contemplada sempre a primeira reserva feita para o uso de um determinado espaço em um dado período, independentemente da natureza ou do tamanho do evento proposto, motivo pelo qual recomenda-se enfaticamente que as atividades que já tenham datas específicas de realização no decorrer do próximo ano não tardem a fazer as suas reservas por meio do sistema SAGUI. Este sistema será o único método de reserva de espaços que será utilizado pela CAEv a partir do ano de 2020. Reservas para o próximo ano encaminhadas antes das 08h30min do dia 02/12/2019 não poderão ser moderadas positivamente e serão indeferidas no sistema.

Em caso de dúvidas a CAEv pode ser contatada pelo telefone (16) 3351-8116 ou pelo e-mail caev@ufscar.br.

Telefones CAEv
Secretaria
da CAEv
3351-8116
Apoio
Audiovisual
3351-8142
Serviço de
Portaria
BCo/CAEv
3509-1518

 

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